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Démarche de gestion des risques 2/5

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Donc dans cette partie je vous propose d’étudier
avec moi la question de l’identification des risques. Trois grandes choses à faire. Travailler
sur une démarche en trois temps que je vais vous présenter. Identifier les quatre types
de ressources dont on a besoin et les menaces qui pèsent sur elles. Et puis finalement
je vous présenterais quelques techniques pour bien identifier les risques. Alors identifier les risques c’est d’abord
savoir ce que l’on veut, c’est ce qu’on appelle les attendus. Alors les attendus ce sont des
livrables mais ce sont aussi et ça correspond aussi à ce que veulent toutes les parties
prenantes du projet.

Alors je vais clarifier un peu cette question.
En tout cas, ce qui est sûr, c’est lorsque les attendus sont erronés ou lorsque l’on
s’est pas bien entendu dessus, qu’ils sont peu clairs, eh bien on commet des erreurs
qui sont des erreurs stratégiques, dès le début. Par exemple une erreur c’est se tromper
d’objectif. Donc définir le mauvais objectif. Une autre serait d’entamer un projet qui soit
totalement impossible à financer. Ou bien vouloir mobiliser des compétences ou des
technologies que l’on n’a pas. Ou encore, ne pas avoir de client. Donc finalement pas
de débouchés pour le projet. Les erreurs stratégiques peuvent être variées, mais
je vais vous montrer comment les prévenir. Pour cela, eh bien il faut des objectifs formalisés
et négociés. Donc sans objectifs clairs, on ne peut pas commencer une démarche de
gestion des risques. Donc on va commencer par vérifier que les objectifs ont bien été
validés. Par exemple que l’on a établit un cahier des charges fonctionnel, vous trouverez
une formation à ce sujet sur mon site, établir un dossier de cadrage et de faisabilité dans
un projet, rédiger une convention qui précise les engagements des diverses parties.

Ou alors
travailler sur une matrice d’objectifs alors en voici une. Alors le principe d’une matrice d’objectifs,
c’est pour chaque client ou pour chaque type d’attendus, eh bien, on va faire une colonne.
On va définir pour chacun l’objectif minimal acceptable. Donc si on ne l’atteint pas, c’est
qu’on a échoué. Et puis on va essayer d’avoir une gradation, une progression entre le Bien,
le Très bien et une réussite Excellente.

Donc cela permet de voir clairement ce que
l’on attend du projet Par exemple. Voici un exemple de la matrice
d’objectifs que nous utilisons dans l’activité projet à l’école Centrale de Lille. Donc
vous le voyez ici, il y a aussi ici plusieurs colonnes. “Livrable”, il est établi en discutant
avec le client. “La démarche scientifique”, alors c’est parce qu’on est en école d’ingénieurs
et notre objectif ce n’est pas qu’obtenir un résultat, c’est de travailler de manière
rigoureuse. Donc c’est ici qu’on le regarde et qu’on définit les objectifs associés.
“La gestion de projet”, elle fait partie bien sûr de la formation. “La qualité de la soutenance”.
“La qualité de la documentation” et puis également le fait d’avoir valorisé le projet.
C’est-à-dire de l’avoir fait connaître, d’avoir transmis des choses, de l’avoir protégé
par un brevet par exemple.

Donc vous voyez ici le niveau zéro, donc
qui correspond au fait qu’on n’a pas atteint le niveau 1 ou dans le cas de la documentation
que l’on a fait du plagiat. Et puis ensuite on va passer au niveau 2 qui représente quelque
chose de bien, de très bien et quelque chose d’excellent ici, c’est le niveau 4. Donc maintenant imaginons que nous avons des
objectifs clairs, un cahier des charges, une convention bien faite. Donc on a ici des objectifs.
Pour pouvoir atteindre ces objectifs il va falloir mobiliser 4 types de ressources. Premier type, ce sont les ressources humaines.
Donc en termes de management, de compétences, d’équipe. Deuxième type ce sont des ressources
en terme de temps.

Donc on va avoir besoin bien sûr de travailler pendant un certain
temps et selon certains délais. Troisième type, ce sont des ressources matérielles
et technologiques. Et puis enfin dernier type de ressource, c’est l’argent, le fait d’avoir
des ressources financières et un budget. Alors pour identifier maintenant on va pouvoir
passer en phase 3, et enfin arriver aux risques. Identifier les risques. Donc l’idée c’est
qu’on a des objectifs clairs. On a regardé quels étaient les moyens, les ressources
dont on avait besoin, et donc les risques sont les menaces sur ces 4 types de ressources.
Donc vous le voyez, ils sont ici, ce sont les petits dessins. Alors pour l’instant bien
sûr il n’y a pas le détail, mais ce qu’il faut bien comprendre, c’est que cette démarche
en trois temps, son objectif, sa raison d’être, c’est de bien comprendre que les risques qui
menacent les ressources et pas l’objectif du projet en lui-même. Voyons plus précisément pour chacun des
4 types de ressources quelques exemples.

Bon le premier, c’était le management, les hommes,
les compétences. Donc les compétences peuvent être indisponibles, on peut ne pas arriver
à recruter, par exemple. Il peut y avoir des démissions en cours de route. A ce moment
là, on va avoir des problèmes de départ de personnes. Il peut y avoir dans cette catégorie
ce qui correspond à des risques politiques.

C’est-à-dire que des gens vont s’opposer
au projet. Si vous voulez en savoir plus, regardez le cours d’analyse stratégique. Enfin on peut mettre dans cette partie, tout
ce qui correspond aux facteurs humains, par exemple les mésententes entre membres du
projet. Deuxième type de ressources : le temps, donc c’est tout ce qui correspond au
planning. Ce qui est important de comprendre : en projet on va faire intervenir des facteurs
exogènes. Autrement dit une partie du projet va être déléguée ou va dépendre d’acteurs
externes, donc en sous-traitance ou en achat. Cette présence de facteurs exogènes, pose
en général de grandes menaces sur le planning. Par exemple, si on a dû passer une commande
d’une pièce auprès d’un fournisseur. Imaginons que cette commande soit mal rédigée.

Eh
bien, bien sûr, on va se faire livrer une pièce qui n’est pas la bonne ou alors si
on fait un mauvais suivi on va se faire livrer en retard et donc cela va retarder tout le
projet. Dans les facteurs de planning on peut aussi faire une mauvaise estimation des délais
ou du temps nécessaire. Donc typiquement, si on prend le cas de l’informatique, on a
toujours tendance a bien estimer les phases de développement mais à sous-estimer le
temps que prennent les tests et puis les phases de débogage avec les clients. En général,
tout cela est très long et on a du mal à bien les chiffrer donc il faut faire attention. Je continue sur les ressources. Donc je vous
ai parlé en troisième lieu des technologies, des matériaux, du milieu. Alors qu’est-ce
qui peut menacer ce type de ressources. Des évolutions techniques, donc des obsolescences
au niveau des choix que l’on a fait. Au niveau de la sécurité et du milieu évidemment
ce sont des risques physiques, comme des accidents, la mise en danger de personnes, les risques
environnementaux, le fait de polluer par exemple.

Les risques liés au vol donc ça peut être
la sécurité du matériel mais ça peut être des vols de données. Dans les technologies,
il ne faut pas penser qu’aux technologies au sens sciences dures. On peut penser par
exemple aux technologies aux questions juridiques. Donc un contrat avec des clauses qui seraient
imparfaites ou qu’on aurait du mal à satisfaire, ou bien des évolutions dans la fiscalité. Dernier type de ressources, c’est le financement
qu’on va devoir utiliser. Alors par exemple on doit faire souvent une étude de marché
pour voir les débouchés d’un produit, eh bien on peut se tromper, la concurrence peut
sortir des produits ou des solutions moins chers.

On peut se tromper sur les quantités
vendues et dans ce cas-là il faut revoir des scénarios en prenant en compte ces aléas.
On peut se tromper bien sûr dans le budget. Et on a ce qu’on appelle également le risque
de trésorerie. Alors en projet, le risque de trésorerie
correspond à des recettes qui arrivent trop tard. Donc vous avez par exemple des gens
à payer, des factures à payer et le client, lui, ne vous a pas encore réglé ce qu’il
vous devez et donc à ce moment vous pouvez être placé en situation de trésorerie négative
et si vous n’avez plus de ressources eh bien à ce moment-là, une entreprise, par exemple,
elle peut déposer le bilan, tout simplement parce qu’elle n’a pas l’argent, les moyens
de payer au moment où elle a pris ses engagements.

Dernier point : il faut un certain niveau
de rentabilité. Donc là je vous renvoie au cours sur l’évaluation financière de
projet. Donc c’est vérifier qu’on est bien sur des flux qui actualisés seront ou montreront
que le projet est rentable. Maintenant, continuons sur les techniques
d’identification des risques. Alors je vais vous en présenter quatre. La première est
assez évidente c’est que si on maîtrise bien les outils de gestion de projets, eh
bien il suffit de regarder les documents que l’on a établi, donc analyse fonctionnelle,
budget, arborescence des tâches, organigramme … et à partir de là on va les utiliser
comme guides comme source de risques. Donc par exemple sur un planning de Gantt, on va
identifier le chemin critique et on sait qu’il faut le surveiller. On verra des étapes clés.
On verra éventuellement si on a bien jalonné. La matrice RACI permettra de vérifier que
l’on a bien de tâches sans responsables. Ou si on a une démission, on verra tout de
suite, on verra les tâches sur lesquelles il faudra trouver des remplaçants.

Deuxième technique d’identification des risques.
Donc là oui, c’est dans le cours de gestion de projet que vous pourrez trouver les détails
dessus. Deuxième technique d’identification des risques, c’est la réunion. Et donc typiquement
une réunion de brainstorming où on va faire des mind maps, des diagrammes causes-effets.
Là vous pouvez détailler dans le cours d’animation de brainstorming qui est également disponible. Troisième technique d’identification des
risques, ce sont les check-lists. Le but est de regarder des questionnaires qui sont préétablis
et qui couvrent les différents domaines du projet.

Donc par exemple vous savez qu’avant
qu’un avion ne décolle eh bien le pilote va surveiller un certain nombre de risques
potentiels en surveillant un par un les objets d’une check-list. Sur les techniques de l’ingénieur
(AG 1 100) vous avez notamment des guides qui permettent de le faire. Et puis finalement, ne pas oublier ce que
l’on a fait avant. Et donc si tout va bien, lors des projets antérieurs on a fait des
retours d’expérience, des post-mortem. Il y a des experts qui ont justement un peu d’habitude
et d’expériences de ce qui s’est passé et à partir de là, eh bien, on peut toujours
identifier et anticiper les risques.

Donc ne pas hésiter à rencontrer les experts
compétents. Quels sont les écueils en identification
des risques. Eh bien, souvent les risques sont transversaux et donc le problème, en
regardant les 4 types de ressources un par un, ce n’est pas souvent suffisant car souvent
on a des interactions. Eh bien pour faire cela, il peut être bien d’utiliser une équipe
pluridisciplinaire Autre point à surveiller, c’est ce qu’on
appelle la dissonance cognitive.

Alors qu’est-ce-que c’est le biais de dissonance cognitive. Eh
bien quand vous chef de projet et que quelqu’un vient vous voir et dit qu’y’a ça, ça va
pas aller, ça va pas marcher. Eh bien en général, on a tendance naturellement, à
cause de la dissonance cognitive, à vouloir ne pas l’écouter. Alors ce qu’il faut savoir
c’est qu’une compétence clé de de la gestion des risques c’est d’écouter les gens qui
ont des objections. Donc en fait quand quelqu’un vient vous voir et vous dit qu’il pense qu’il
peut y avoir un problème eh bien alors il faut le faire parler, analyser tout ce qu’il
y a à dire et se remettre en question pour être certain de prendre en compte le risque
qu’il a identifié. Donc on le voit la capacité clé c’est la remise en question et l’écoute
des autres. Nous avons terminé sur cette partie d’identification.
Une petite synthèse. Donc je vous rappelle que pour identifier il faut travailler en
3 temps. Donc premier temps : Préciser les objectifs.

Deuxième temps : Inventorier les
ressources donc on va avoir besoin pour les attendre, pour les atteindre. Et puis finalement,
eh bien on passe aux risques eux-mêmes qui menacent les ressources.
Je vous ai présenté 4 techniques d’identification des risques. Alors pour terminer je vais vous proposer
quelques questions pour essayer de mettre en relation ce que je vous ai présenté dans
ce chapitre et votre propre expérience. Première question : avez-vous déjà été confronté
à des problèmes graves que vous n’aviez pas anticipés ? Et donc si on reprend notre
classement, dans quelle catégorie faudrait-ils les placer ? Autre question : si vous avez
rencontré des problèmes, avez-vous pensé ensuite à partager et mémoriser cette expérience
? Et comment l’avez-vous fait ? Avez-vous rédigé des choses ? Avez-vous parlé avec
des gens ? Comment avez-vous fait ? Alors ce chapitre est terminé. Je vous propose
de vérifier que vous avez bien suivi, de passer le petit quiz qui vous est proposé
sous cette vidéo

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