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Gestion des risques en projet 5/6

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Maintenant que vous avez appris à
détecter exhaustivement les risques, maintenant que vous savez
trouver parmi tous ces risques, ceux qui sont prioritaires, il nous reste
quand même à passer à l’action, et plus précisément à la prévention. Le but de ce
chapitre est de travailler sur l’établissement, la mise au point,
la conception de plans de prévention. Pour cela,
nous étudierons tout d’abord, les grandes catégories
de stratégie de prévention qui sont à votre disposition. Je vous montrerai également
diverses méthodologies d’analyse qui permettent de
mieux connaître, de mieux comprendre et donc de pouvoir contrer un risque.

En 3ème partie, je
partagerai avec vous un modèle que vous pourrez réutiliser. Puis nous verrons
quelques contre-exemples de ce qu’il ne faut pas faire lorsque vous établissez votre
plan de prévention des risques. Pour terminer, je vous
proposerai de travailler sur la question de la détection. Cette question de la détection
vous donne une dernière solution lorsque vous êtes
confronté à un risque critique que vous ne pouvez pas maîtriser.

Tout d’abord nous allons partir
d’un risque que vous avez identifié et que vous avez
évalué comme étant critique. Donc ce risque
se situe sur notre repère, sa gravité est élevée et sa
fréquence ou sa probabilité est forte. Comment faire ? À la base nous avons 2
stratégies de prévention. La première catégorie
de stratégies de prévention consiste à réduire
la gravité d’un risque. Cela correspond à des
mesures de protection. La 2ème catégorie
de mesure, la 2ème stratégie, je pense que vous la devinez, il s’agit de réduire
la fréquence d’un risque. Donc on va tenter de
faire de la prévention. Alors clarifions un peu ces 2
stratégies à partir d’un exemple. Supposons que vous allez
tous les matins travailler en voiture et que vous avez détecté
un risque d’accident important. Et puis, comme c’est
tous les jours, sur le long terme, la probabilité va finir par être
importante sur toute une année. Donc vous pouvez, par exemple,
décider de vous protéger de ce risque par des mesures de protection. Par exemple vous mettez votre ceinture, ou mieux, vous achetez
une voiture munie d’un airbag.

Donc un airbag ne vous empêche pas
d’avoir un accident mais si vous avez
un accident, sa gravité sera réduite. Deuxième stratégie, faire de la prévention. Alors par exemple, imaginons
que vous avez la possibilité de travailler à domicile,
un jour par semaine. À partir de ce moment-là, vous allez moins
fréquemment prendre votre voiture et forcément,
vous aurez moins d’accidents. Donc la probabilité d’avoir un
accident dans l’année est réduite. Bien entendu, nous avons ici 2
catégories de stratégies génériques mais le mieux pour un risque critique,
c’est d’utiliser les 2 à la fois. Et donc de ce fait,
le risque se déplace, devient de moins
en moins de critique, jusqu’à rentrer dans la
zone où il devient acceptable.

Vous le voyez le risque existe
toujours, mais il est maîtrisé. Pour établir un plan de prévention,
sachez que tous les coups sont permis. Ce que vous allez faire, c’est
que vous allez organiser une réunion en équipe transversale, c’est-à-dire avec
des spécialistes de divers domaines, et mettre en place,
inventer des mesures. Par exemple il existe
des mesures techniques donc des mesures de sécurité comme
celles dont je viens de vous parler.

On parle aussi parfois de Poka Yoke. Alors si vous voulez en savoir
plus, vous pouvez suivre le lien. Le principe du Poka Yoke,
c’est d’éviter les erreurs. Par exemple ici, pour éviter de se
tromper en branchant un appareil on met des codes couleurs. C’est un Poka Yoke. Autre type de mesure, si vous
avez un juriste dans l’équipe, celui-ci pourra mettre en
place des clauses contractuelles.

Par exemple, si vous avez détecté que des retards de
livraison sont possibles et graves, à ce moment-là, vous allez dans les clauses
contractuelles avec votre fournisseur inclure un système
de pénalités de retard. Donc soit votre fournisseur,
pour ne pas avoir les pénalités, va tout faire pour
livrer dans les délais, soit s’il est en retard,
vous aurez une compensation financière. Autre exemple. Des clauses des
systèmes organisationnels. Donc si vous avez un
responsable des ressources humaines, celui-ci va être capable de
gérer les compétences de votre équipe.

Vous le savez,
un risque très fréquent, c’est une personne de votre
équipe tombe malade ou démissionne. Ce que l’on peut
imaginer comme contre-mesure, c’est la mise
en place d’une polyvalence c’est-à-dire que l’on est
capable de remplacer quelqu’un. Autre possibilité,
des réserves financières, donc 5% d’imprévus
dans le budget du projet. On peut également
penser à des systèmes qui consistent
à transférer les risques. Par exemple, contre un
risque d’incendie ou de vol, vous pouvez vous vous assurer, à ce moment-là, c’est l’assureur
qui prend en charge le risque. Et puis tous les
coups sont permis. Ce qu’il faut savoir c’est que, les risques peuvent
venir de nombreuses sources. Ils peuvent combiner les sources,
ils peuvent être multifactoriels. Mais pour combattre
les risques, vous aussi, vous pouvez utiliser toute
une série de systèmes différents et il ne faut pas s’en priver, il faut
vraiment faire appel à l’imagination. Pour analyser un risque, il existe un
certain nombre de méthodes.

Alors toutes
reposent sur le même principe c’est que,
pour pouvoir maîtriser un risque, il faut le comprendre,
il faut remonter aux causes. Pour cela vous pouvez
établir un diagramme cause-effet. Voici un exemple Donc on part d’un effet ou d’un risque et on essaie de remonter à
diverses catégories de cause. Il y en a 6 donc ceci
est un diagramme 6 M. Autre possibilité les 5 pourquoi. Le principe des 5 pourquoi, c’est de poser 5 fois
de suite la question pourquoi jusqu’à remonter
à la cause racine d’un risque. Autre méthode l’arbre des causes. Le principe de l’arbre des
causes c’est de s’attaquer aux risques qui sont multifactoriels. Donc sur lesquels vous avez une
combinaison de plusieurs causes. Si vous voulez en savoir
plus sur ces méthodes une formation est à votre disposition.
Donc je vais vous la montrer. Ici, vous avez une vidéo d’une
dizaine de minutes qui vous explique le fonctionnement
du diagramme cause-effet. Je vous y présente
le diagramme d’Ishikawa, les 5 pourquoi et l’arbre des causes Si vous faites de la
conception de produits sachez qu’il existe
des disciplines qui peuvent vous permettre de
trouver des solutions innovantes.

Il faut citer TRIZ, donc une méthode de
résolution créative de problèmes. Vous trouverez une formation
complète sur le sujet sur ce site. Ou également l’analyse fonctionnelle qui permet d’établir
un cahier des charges à partir d’un diagramme pieuvre,
que vous voyez ici, ou encore l’AMDEC. Donc sur ces 2 catégories de solutions,
TRIZ et l’analyse fonctionnelle, des formations
complètes sont disponibles. Alors supposons maintenant que vous soyez en
situation de travailler en équipe à votre plan de prévention. Voici ce à quoi il peut ressembler. Donc il s’agit là d’un
plan de prévention simplifié. Vous avez dans cette colonne,
la description de chaque risque, l’évaluation de
sa gravité et de sa fréquence. On a ici choisi les
évaluations simplifiées de 1 à 4 et le calcul de la criticité. Et donc l’équipe
va se réunir pour trouver et mettre en place des mesures
de prévention, autant que possible. Si vous le souhaitez, un modèle de plan de gestion
des risques est à votre disposition. Le voici. Donc sur ce modèle qui est
au format d’une feuille de calcul, je récapitule les étapes de la démarche donc clarification de vos objectifs, identification des ressources
clés et inventaire des risques.

Pour chaque risque,
estimer sa criticité et puis finalement établir ce plan. Donc vous voyez ici automatiquement, une matrice des
risques va être établie. Et vous allez trouver ici, les différentes
colonnes qu’il vous faut remplir. On peut par exemple imaginer ici une colonne avec des mesures
de réparation en cas de problèmes. Maintenant, voyons quelques exemples
de choses qu’il ne faut pas faire. Quelques exemples
de plans d’action défaillants. Tout d’abord,
le problème le plus fréquent, c’est que, un risque est
mal caractérisé, mal identifié. Lorsqu’un risque est
formulé de manière floue ou lorsque 2 risques sont mélangés, on a beaucoup de mal à
établir des mesures de prévention parce qu’on ne sait pas
précisément ce à quoi on s’attaque.

De même, il est très
fortement recommandé lorsque l’on a un risque critique,
d’aller trouver un expert compétent. Autre situation,
un risque prioritaire est critique et puis, en face,
quand on regarde le plan, le plan d’action,
il n’y a rien, il n’y a pas de mesure. Donc dans ces cas-là,
on a tendance à dire au secours. Un cas un peu similaire,
c’est lorsqu’on a un risque critique, mais que personne
n’est responsable du suivi. Donc sur le
formulaire, je vous propose, en particulier
pour les risques critiques, de dédier une
personne à sa surveillance. Autre problème sur un plan d’action, c’est d’avoir un plan d’action
obsolète, qui n’est pas mis à jour. Dans ce cas, on a un plan de maîtrise
des risques, mais il est périmé. Alors ce qu’il faut savoir c’est que, lorsque vous faites des réunions au fur et à mesure
de l’avancement du projet, il se peut que de
nouveaux risques apparaissent. Mais, en général, une de vos grandes
satisfactions en gestion de projet c’est que plus vous
approchez de la fin du projet, plus la gestion des
risques devient simple puisqu’à chaque fois
que vous franchissez une étape, certains risques sont éliminés.

Et donc bien sûr, lorsque vous
êtes proche de la fin du projet, il ne doit plus rester
beaucoup de risques puisque vous avez réussi à
franchir la plupart des obstacles qui s’étaient présentés à vous. Autre exemple
de plans d’actions défaillants, alors on trouve
parfois des idées comme, “on va terminer cette
tâche avant la date prévue”. Alors dans ces cas-là on se demande à quoi cela sert
de travailler sur un planning, si c’est pour dire
qu’on ne va pas le respecter. Ou alors des voeux pieux, “on va
travailler dur”,”on va être sérieux”. Alors ça, ça ne suffit pas ! Concrètement quand on
fait de la gestion des risques, on caractérise le risque, on évalue son importance
et on met en place une action précise.

Mais là, des mesures générales n’aident pas du tout à
faire de la gestion des risques. Autre exemple de plan défaillant, un
plan qui n’est pas trié par criticité. Donc on ne voit pas
les risques prioritaires en haut. Et puis finalement, la dernière
chose qu’il ne faut surtout pas oublier dans votre plan de prévention, c’est qu’il ne faut pas
qu’un problème coûte plus cher que les mesures de
prévention que vous mettez en place. Ou plutôt l’inverse, il faut pas que
les mesures de prévention coûtent plus chères que le problème. Dans ces cas-là, si c’est plus cher
d’éviter un problème que de supporter eh bien, il vaut mieux l’accepter. Pour terminer que faire des risques
qui restent et qui sont critiques et sur lesquels vous
n’avez pas forcément de solution. Voici une idée.

Prendre en compte
la détection du problème. Je vous explique. Le matin,
lorsque vous prenez votre voiture et vous mettez le contact, s’il y a une fuite
dans le circuit de frein, il y a un voyant qui va
s’allumer pour vous dire attention. Ce voyant ne résout pas le problème, mais par contre il vous prévient. Donc vous le voyez,
on peut revoir la notion de criticité en faisant le produit
de la gravité par la fréquence et en ajoutant un facteur lié à la
difficulté de détection de risques. Ce que je veux dire par là, c’est
qu’un problème qui n’est pas détecté, est beaucoup plus dangereux
qu’un problème qui est détecté. Et donc ce que vous pouvez
faire pour les risques critiques que vous n’avez pas réussi à maîtriser, c’est de mettre en
place un système de surveillance un système de détection. Vous voyez ici,
dans le plan de gestion des risques, ce que je vous propose,
c’est d’ajouter une colonne et cette colonne
correspond aux mesures de veille et on peut bien sûr les trouver
pour les risques qui sont en haut qui sont les plus critiques.

On ne les aura pas résolus
mais au moins, on sera prévenu. Ce chapitre est terminé, donc
je vous propose une petite synthèse. Tout d’abord
nous avons vu qu’il existait 2 grandes catégories
de stratégies de maîtrise des risques : la réduction de la gravité
et la réduction de la fréquence. Le but étant de ramener un risque
dans la zone où il devient acceptable. Je vous ai
présenté les diverses méthodes, diverses démarches
d’analyse des risques. La méthode des 5 pourquoi, le diagramme d’ Ishikawa, où on remonte un risque connu à partir de plusieurs
catégories de causes possibles, l’arbre des causes qui permet d’analyser
les risques qui sont multifactoriels.

Je vous ayez également parlé de TRIZ qui est une méthode de conception et puis l’analyse fonctionnelle. Donc vous le voyez, le principe lorsque l’on établit
un plan de prévention des risques, on est plus à dire
“faut-il prendre des risques ?” mais on travaille
pour les analyser, pour les prioriser, et ce que l’on va décider c’est
“A quels risques faut-il parer ?” donc pour lesquels faut-il prévoir,
sinon pas un plan de prévention ou au moins une détection. Et puis lesquels sont acceptables
ceux qui sont dans le bas du tableau. Et donc pour cela, je vous ai présenté une variante du calcul de la criticité en faisant le produit de
la gravité par la fréquence, par la difficulté de détection. Voilà donc, quelques questions sur lesquelles
je vous propose de réfléchir. Si vous travaillez dans une
organisation, pouvez-vous vous procurer les démarches de gestion
des risques qu’elles utilisent, notamment dans les grandes entreprises,
vous avez trouvé des procédures. Et donc ce que je vous conseille,
c’est à la lumière de cette formation, de regarder quelles sont ces
procédures, quelle est leur logique ? Et puis si vous
travaillez dans une organisation qui n’a pas de
démarche de gestion des risques, peut-être est-il temps
d’en établir une vous-même.

Autre sujet de
réflexion que je vous propose. si vous avez identifié, dans le
chapitre précédent, des risques, je vous propose d’établir
un plan de prévention pour les risques que vous gérez au quotidien. Bien
sûr, il s’agit des plus importants. Et donc finalement ce que vous
pouvez faire, c’est vérifier que vous avez bien assimilé le contenu
de ce chapitre en faisant le quiz. Dernier chapitre maintenant. Donc vous pouvez
m’accompagner dans le chapitre 4 dans lequel nous passerons
à des méthodes de management. Et donc nous
parlerons du suivi des risques..

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