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Les fondamentaux de la gestion de projet 2/8

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Qu’est-ce que c’est qu’un projet ? Est-ce
qu’on peut en proposer une définition ? Autre question : pourquoi est-ce qu’on ressent
le besoin de se lancer dans des projets ? Troisième question que je vous proposerai
dans ce chapitre c’est de savoir d’où vient la difficulté que l’on peut rencontrer quand
on fait du management projet ? Et puis enfin pour terminer je vous proposerai
d’aborder la question de la formation à la gestion de projets, notamment par contraste
avec la formation universitaire. Tout d’abord, quelques définitions. Donc
quand on dit projet et bien on peut finalement avoir dans la tête pas mal de choses différentes.
Donc on parle de projets tous les jours : des députés déposent des projets de loi, quand
on rentre dans une entreprise on fait des projets de carrière, quand on travaille dans
une O.N.G.

On va mener des projets de développement, et puis avant de partir en vacances, qu’est-ce
qu’on fait ? On fait des projets. Bref, dès qu’on pense à l’avenir, on se
projette, on imagine, on se prépare, alors tout ça c’est intéressant mais cela ne nous
permet pas d’essayer de trouver l’essentiel afin de définir de quoi on parle. Alors pour
moi il y a essentiellement trois choses qui caractérisent les projets :
– la première, c’est qu’un projet c’est quelque chose qui est temporaire, donc il ne s’agit
pas d’une activité continue, nous en parlerons. Il s’agit de quelque chose qui a un début,
une fin, et notamment un délai. Et puis aussi d’autres contraintes : on parle de triangle
qualité-coût-délai. Nous reviendrons là-dessus dans un autre cours.
Deuxièmement, un projet c’est quelque chose qui se pense avant de se faire et qui se réalise
par étape. Donc je vous parlerai des phases, des jalons, et, c’est aussi un peu le sujet
de ce cours puisque nous travaillons sur le management de projet -donc la capacité à
préparer et à réussir les choses en réfléchissant.

Troisième caractéristique essentielle : c’est
que dans un projet on a un objectif. Cet objectif, ce résultat s’appelle le livrable et donc
c’est ce livrable qui va permettre de mesurer le succès du projet et qui justifie son utilité.
Vous avez d’autres définitions par exemple celle de l’ISO 10 009. Donc, je vais vous
la lire rapidement : Un projet est un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités
coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans
le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences, telles que des contraintes
de délai, de coûts et de ressources. Donc voici, vous avez une définition plus complète
mais sans doute un peu moins ramassée réduite que celles que je vous propose.
Alors il y a autre chose…. Et c’est ce qui justifie la raison pour laquelle
on se lance dans des projets. Alors pourquoi des projets ? Et bien pour
vous l’expliquer, je propose de commencer par la question de la productivité.
Qu’est-ce que c’est que la productivité ? Et bien, c’est un ratio.

C’est la quantité
de valeurs que vous créez, divisée par les ressources que vous consommez.Pour le faire
donc : Création de valeur divisée par Coût. Alors vous le voyez, l’objectif en général
celui du progrès économique; c’est d’augmenter la productivité.
Pour augmenter la productivité, il y a deux manières de faire :
La première, c’est de réduire les coûts. Alors réduire les coûts augmente la productivité
; mais ça n’est pas vraiment une solution idéale. Pourquoi ?
Et bien parce que nous sommes dans une économie ouverte où les entreprises sont mises en
concurrence et donc c’est délicat d’arriver à être le moins cher dans une économie
mondialisée.Dans une économie mondialisée, et bien finalement vous pouvez toujours trouver
un autre endroit où des gens travailleront et feront la même chose à des coûts plus
réduits.

D’où le fait, notamment dans des économies
développées, qu’on va essayer de s’intéresser à l’autre manière d’augmenter la productivité
à savoir maximiser la création de valeur. Qu’est-ce que ça veut dire augmenter la création
de valeur ? Et bien créer plus de valeur ça veut dire
innover, ça veut dire faire des choses nouvelles qui sont améliorées.
Des choses également sur lesquels on est seul à avoir le savoir-faire ; et bien innover
c’est l’essence même d’un projet.C’est faire quelque chose d’unique, ce qui a été
dit dans la définition que je vous ai lu précédemment ; quelque chose qui n’a jamais
été faite, et bien c’est la définition d’une innovation.

Voyons maintenant les questions de management.
Qu’est-ce qui est délicat dans le management de ces processus d’innovation ?
Et bien, on peut l’expliquer par paradoxe. Vous avez ici le temps : donc du début jusqu’à
la fin du projet ; et je vous propose de représenter selon l’axe du temps, deux choses :
– Tout d’abord la capacité d’action que l’on a sur le projet. Que voit-on ? Et bien, avant
de commencer en fait on a une capacité d’action très forte. Par exemple, on peut tout simplement
choisir de faire un autre projet. Et donc, on a un choix important ; on va décider des
personnes à recruter et puis au fur et à mesure que l’on avance dans le projet, et
bien cette capacité d’action va se réduire. Pourquoi se réduit-elle ? On le voit facilement
! Par exemple, lorsque vous êtes la veille du moment où vous devez remettre votre livrable-
projet terminé- et bien, il est trop tard pour faire des changements ; la capacité
d’action, et bien, elle est derrière vous.On voit qu’en début de projet, on a une marge
de manœuvre importante ; mais ensuite, ce réduit.
Autre point à considérer, cette fois-ci c’est la courbe rouge : c’est la connaissance
que l’on a.

Qu’est-ce que ça veut dire la connaissance
? Et bien c’est la quantité d’informations que l’on a à sa disposition, notamment, pour
prendre les bonnes décisions. Qu’est-ce que ça veut dire ? Et bien, plus
on avance, en fait, plus on teste des choses, on vérifie, on sait ce qui marche, ce qui
marche pas, et donc à la fin du projet on a une connaissance très importante. Puisque
finalement on sait si on a réussi ou pas et pour quelle raison. On le voit en fin de
projet, on sait ce qu’il aurait fallu faire, mais quel est le problème ? Et bien le problème
c’est que l’on a plus de capacité d’action ; donc on sait ce qu’il aurait fallu faire,
mais il est trop tard. Voici le paradoxe de la gestion projet : au
début du projet on a beaucoup de capacité d’action, mais on ne sait pas ce qu’il faut
faire.

A la fin, on sait ce qu’il faut faire ou plutôt ce qu’il aurait fallu faire, mais
on n’a plus la possibilité de changer d’avis. On le voit, un projet est un processus qui
est assez irréversible ; cad que les choix que l’on fait sont importants et il est difficile
de revenir en arrière. Et c’est une caractéristique essentielle de la gestion projet.
Alors qu’est-ce que ça veut dire concrètement? Et bien ça veut dire que : Etre bon en gestion
projet ça veut dire qu’on va essayer de travailler à ramener un maximum de connaissances en
début de projet, lorsque l’on a une bonne capacité d’action.
(9 :03) Alors je peux vous racontez une anecdote.

Lorsque l’on conduit des projets avec des
élèves ingénieurs à l’école Centrale, ce qu’ils nous disent souvent c’est « qu’en
début de projet, en fait, trop de dossiers ! ». On va faire un dossier de cadrage, on
va faire un dossier de montage avec un budget. Et pourquoi est-ce que l’on fait tous ces
dossiers et bien c’est pour gérer le paradoxe de la gestion projet. C’est parce que pour
réussir un projet ce qui compte c’est de bien réfléchir avant de se lancer. Dernière chose dont je propose de parler
dans ce chapitre. Se demander comment est-ce qu’on fait pour
se former à la gestion projet ? Voyons la situation d’un étudiant et puis
comparons-la à celle d’un professionnel. – L’étudiant, il travaille seul. Vous savait,
si vous avez passé des examens, dans un examen le principe c’est que vous devez montrer ce
que vous êtes capable de faire, sans être aidé. Si vous êtes aidés et bien c’est
de la triche. – Un professionnel, pour lui, ça n’est pas
le problème.

Bien au contraire, un professionnel doit savoir travailler avec d’autres. Il doit
savoir s’intégrer dans une équipe, travailler avec les autres de manière adéquate, et
c’est ça qui va déterminer sa réussite. C’est pour ça que les entreprises lorsqu’elles
recrutent ne regardent pas que les compétences scolaires souvent les regarde assez peu il
s’intéresse aux capacités sociales et humaines parce que ce sont elles qui sont importantes.
D’autre part, le professionnel et bien il travaille pour un client. Alors nous en reparlerons
mais le client c’est celui qui paye donc il a un rôle très important, mais en même
temps, le client ne sait pas toujours ce qu’il veut, il peut changer d’avis.
(11 :03) Deuxième élément de comparaison : lorsque vous passez un examen on vous donne
un problème isolé souvent assez abstrait ; donc par exemple, vous avez des matières
scolaires, la géographie, le français, la philosophie, la physique, et donc on vous
propose de résoudre des problèmes qui sont isolés et qui sont abstraits.
Dans la réalité la gestion projet, le professionnel, lui, a affaire à des problèmes qui sont
des problèmes liés les uns aux autres, donc qui ne relèvent pas d’une seule discipline.
Par exemple, on parle de questions sociaux-techniques : on a la fois des éléments qui peuvent
être formalisés, calculés, et en même temps des problématiques humaines.

Par exemple,
si vous avez besoin de faire un bon choix, vous avez besoin d’un avis d’expert ; mais
cet expert, il va falloir le recruter, le trouver, le convaincre, travailler avec lui.
Et puis très souvent, un expert tout seul et bien il a besoin d’informations, il a besoin
de collaborer avec d’autres. Donc on est sur des problèmes qui sont liés,
qui sont entremêlés, et qui sont concrets. (12 :14)- Troisième différence : lorsque
vous passez un examen on vous donne un énoncé.

Sur cet énoncé, vous avez toutes les informations
nécessaires. Bien entendu, dans la réalité ce n’est pas ce qui arrive.
La première question est de définir le problème, de le prioriser. Alors vous en saurez plus
si vous suivez la formation que je vous propose en MRP donc « méthode de résolution de
problèmes ». Ce qui est délicat en début de projet c’est d’arriver à définir les
éléments dont on a besoin pour travailler ; ces éléments sont mal définis et donc
c’est un enjeu : c’est ce que l’on appelle la phase de cadrage.
(12 :57) Troisième ou plutôt quatrième différence : l’étudiant est face à des
problèmes bien posés alors un problème bien posé en mathématiques c’est un problème
qui a une solution unique.

Quelle en est la conséquence ? Et bien, tout le monde doit
trouver la même solution. Donc, c’est assez simple ; y a un optimum et un seul. A côté
de ça, dans une situation réelle, si vous confiez le même sujet de projet à des équipes
différentes, pour peu que le projet soit un peu complexe, et bien des équipes différentes
arriveront à des solutions différentes. Donc il y a plusieurs solutions possibles. Une synthèse pour terminer ce chapitre.

Donc,
nous avons essayé de définir et de mieux comprendre ce dont il s’agit quand on parle
de projet. Tout d’abord, nous avons travaillé sur des définitions. Donc, qu’est-ce que
c’est ? Comment peut-on comprendre et caractériser un projet ? Nous avons abordé ensuite la
question de la création de valeur et de l’innovation. Ensuite, je vous ai proposé de travailler
sur le paradoxe de la gestion projet qui représente en fait la question essentielle que l’on a
gérée.

Et puis finalement, nous avons parlé de la question de la formation à la gestion
projet. Pour conclure, je vais vous proposer de réfléchir
sur trois questions. Alors ce que je vous propose c’est de commencer par définir
le concept de projet avec, pour vous trois mots essentiels. Lesquels est-ce que vous
choisiriez ? Réfléchissez à une innovation que vous
avez envie de concrétiser. Par exemple, dans votre vie quotidienne, vous rencontrer régulièrement
un problème et bien essayer de transformer ce problème en une innovation, quelque chose.
Et d’imaginer comment est-ce que vous pourriez faire pour la mettre en place.
Dernière problématique sur laquelle je vous propose de réfléchir : quels sont, d’après
vous, les trois grandes réalisations de votre pays durant ces 10 dernières années. Est-ce
qu’elles répondent à la définition d’un projet ?
Si vous voulez discuter tout cela, et bien je vous le rappelle, si vous participez au
Mooc gestion de projet, nous avons un forum de discussion ; et si non, nous avons également
des réseaux sociaux sur Facebook ou Google+ .

Ce chapitre est terminé ; ce que je vous
propose maintenant, c’est de passer au quiz. Donc, six questions pour essayer de voir si
vous avez bien mémorisé les informations que je vous ai proposées.
Voilà, le chapitre est terminé, ce que je propose maintenant c’est d’aller avec moi
à l’intérieur de l’entreprise, pour regarder concrètement quels sont les types de projets
et comprendre leurs variétés..

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