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Les fondamentaux de la gestion de projet 5/8

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L’objet de ce troisième chapitre est d’aborder
deux questions : la première, c’est celle des phases des
projets et la manière dont elles se succèdent. Je vous parlerai ainsi d’ingénieries séquentielles
et d’ingénierie simultanée et puis nous parlerons de la question des
coûts et notamment de leur nature ; et vous le verrez, ce n’est pas toujours le même
acteur qui supporte les coûts d’un projet. Pour commencer donc, ce que je propose c’est
de vous présenter le système de développement en cascade qu’on appelle aussi le système
de développement séquentiel. Cela correspond en fait à la manière traditionnelle
dont on développait des projets, par exemple des projets automobiles dans les années 70. Alors comment faisait-on ?
Eh bien, tout d’abord on faisait une Étude Commerciale, une étude de marché pour essayer
de comprendre quel était le type de véhicule qui serait utile pour le marché. Ensuite, on passait à une Phase de Conception. La phase de conception est assurée par ce
que l’on appelle le Bureau d’Études et son objectif est de produire les plans du futur
véhicule, donc on va concevoir la carrosserie, le moteur, les fonctions de liaison au sol.

Et lorsque l’on a terminé, on va faire intervenir
un deuxième département qui s’appelle le Bureau des Méthodes. Le rôle du bureau des méthodes, c’est, à
partir des plans de l’objet final que l’on veut produire, de concevoir l’outil de fabrication,
c’est-à-dire l’usine dans laquelle on va le fabriquer et il faut concevoir les lignes
de fabrication, acheter les machines … et puis par exemple établir ce que l’on appelle
des gammes de production qui spécifient toutes les opérations qui seront à faire. La phase suivante, c’est la Phase d’Industrialisation. C’est là que l’on va construire l’usine et
la ligne de production. Et puis finalement on va sortir des prototypes
puis ce que l’on appelle des préséries afin de vérifier que la ligne fonctionne bien. C’est ce que l’on appelle la Qualification. Dans ce modèle de développement séquentiel,
je pense que vous voyez ici tout de suite le problème : c’est que cela va prendre pas
mal de temps puisqu’il va falloir procéder étape par étape.

De plus, on a des problèmes aux interfaces. Qu’est-ce que je veux dire par là ? Eh
bien, il est possible de dessiner les plans d’une voiture ou d’une pièce que l’on ne
peut pas fabriquer. Et donc à ce moment-là, l’ingénieur du
bureau des méthodes va revenir voir l’ingénieur du bureau d’études pour lui expliquer qu’il
doit modifier la conception de sa pièce, de manière à être compatible avec par exemple
l’utilisation d’une certaine machine. Même chose entre l’industrialisation et la
définition industrielle : il y a des moments où on va penser à prévoir des gammes de
fabrication. Et puis de manière pratique, on n’aura pas
la place, on n’aura pas les machines nécessaires disponibles, et donc on va devoir modifier
la définition industrielle. Au moment de la qualification, ben c’est
un peu la même chose : on va s’apercevoir de petits défauts, et donc cela va amener
à ajuster et revoir la ligne de fabrication.

Et puis c’est même pire que ça … Pourquoi
? Parce qu’on peut s’apercevoir au moment de la qualification qu’on a quelque chose
qui pose vraiment problème et dans ce cas-là, il va carrément falloir revoir la conception. Ce qui veut dire derrière : revoir la définition
industrielle, revoir l’industrialisation pour pouvoir à nouveau faire une phase de qualification. Combien de temps est-ce que ça prend ? Eh
bien dans les années 70, le Time to Market, c’est-à-dire le temps entre la décision
et les débuts de la production pour un véhicule automobile était de 5 à 7 ans.

Donc, on le voit non seulement on a ces étapes
qui sont les unes derrière les autres, mais en plus on a tous ces problèmes d’allers-retours
qui vont considérablement rallonger le projet. Voyons maintenant ce que l’on a mis au point
à partir des années 80 : ce qui s’appelle l’Ingénierie Simultanée. Tout d’abord, revenons sur notre développement
séquentiel classique. Donc, je vous le rappelle, on commence par
une phase de conception, puis ensuite une phase de définition industrielle, par le
bureau des méthodes ; une phase d’industrialisation, donc : construction de l’usine, achat des
machines, mise en route.

Et puis une phase de qualification, avant
finalement de … produire les objets, les véhicules que l’on souhaite fabriquer. Maintenant, qu’est-ce qu’on a changé dans
les années 80 ? Eh bien, on est passé à un autre mode de fonctionnement. Alors vous le voyez : ici le problème que
l’on a, c’est pas seulement que les étapes sont les unes derrière les autres, c’est
qu’elles doivent se recouvrir parce qu’en fait entre la conception et la définition
industrielle, il y a des allers-retours. De même entre la définition industrielle
et l’industrialisation. Que va-t-on faire pour accélérer le Time
to Market ? Pour être plus rapide entre la décision de lancer un produit et sa mise
sur le marché ? Eh bien, on va procéder de manière différente. On va utiliser ce que l’on appelle l’Ingénierie
Simultanée.

Dans l’ingénierie simultanée, la première
chose que l’on fait, c’est que … avant de commencer le projet, on réfléchit un maximum. Donc souvenez-vous de ce que je vous ai expliqué
dans le paradoxe de la gestion de projet : le but, pour bien réussir un projet, c’est de
bien le préparer. Et donc on apporte un soin tout particulier
aux études marketing parce que le marché devient dans les années 80 plus concurrentiel,
et donc il faut mieux réfléchir au type de véhicule que l’on veut vendre. Et puis ensuite, on va faire ce que l’on appelle
un avant-projet pour essayer d’évaluer et de préparer au mieux le déroulement du projet. Ensuite, eh bien le projet est lancé et ce
que l’on va faire : c’est que … au lieu de faire travailler séparément le bureau
d’études et le bureau des méthodes, on va les rassembler dans un projet sorti de l’organigramme
et donc les faire travailler ensemble sur ce que l’on appelle un plateau d’ingénierie.

Donc, vous le voyez : on n’a plus réellement
ces problèmes de recouvrement puisque finalement on travaille ensemble et en parallèle dès
le début ! Industrialisation : eh bien, c’est la même
chose, on essaie de commencer le plus tôt possible. C’est-à-dire qu’on s’attachera par exemple
sur certains des travaux, par exemple : la construction du bâtiment, eh bien on la commencera
le plus tôt possible au lieu d’attendre, et puis ensuite, au fur et à mesure qu’on
aura plus d’information, eh bien on ajoutera le reste. Ensuite, on a bien entendu la phase des préséries,
des qualifications, des tests et puis finalement la production. Alors, qu’est-ce qu’on y gagne ? Eh bien,
vous le voyez : on a un gain de temps très important entre la décision de lancer le
projet et la première voiture produite.

Donc c’est le principe de l’ingénierie simultanée. Parlons maintenant des questions d’argent
! Je vous propose pour commencer de comparer
les coûts d’un projet et les coûts d’un produit. Reprenons le schéma que je vous ai proposé. Donc, je vous rappelle qu’au lancement du
projet, on a ici en ingénierie simultanée 2 phases avant de commencer : donc Marketing
et Avant-projet. Et puis ensuite, on a des phases de : bureau
d’études, bureau des méthodes, industrialisation, préséries, qu’on a numérotées ‘ABCD’. La particularité du coût à ce moment-là,
c’est que c’est une dépense que l’on ne va réaliser qu’une seule fois ! C’est ce qu’on
appelle un Investissement, c’est-à-dire que .. une fois qu’on a fait la conception d’un
produit, on n’a pas besoin de la refaire.

Une fois que l’on a construit une usine, eh
bien il suffit de la faire fonctionner. D’accord ? Donc, c’est le principe de l’investissement. C’est un coût que l’on va avoir une seule
et unique fois. Ensuite, quand on se lance dans la production
en série, la nature des coûts est différente. On a ce que l’on appelle des coûts de production
ou des coûts de fabrication. Une particularité des coûts de production
: c’est que ce sont des coûts variables. Qu’est-ce que cela veut dire des coûts variables
? Eh bien, tout simplement, l’idée est que si vous produisez 2 fois plus de voitures
eh bien vous allez avoir 2 fois plus de dépenses. Par exemple : 2 fois plus de voitures, c’est
2 fois plus de pneus à acheter et donc on a des coûts variables. Et puis, pour terminer, nous avons une autre
nature de coûts, une fois que la voiture est vendue.

Alors ça, nous n’y avons pas pensé, mais
c’est extrêmement important, vous savez que posséder une voiture c’est bien mais si on
veut l’utiliser, il va falloir faire le plein, l’alimenter en essence, faire des révisions
régulièrement, faire des vidanges et cela ce sont les coûts d’utilisation. Diapositive 5/7 (numérotée 31) – Notion
de coût global – (10 mn 07 s – 12 mn 36 s) Alors cela bien sûr m’amène à la notion
de coût global. Ici la quantité de coûts, le montant des
coûts, et là le temps.

Qu’est-ce que c’est que le coût global ? Eh
bien, l’idée c’est de faire la somme de toutes ces dépenses que l’on va avoir. Première chose : les coûts de développement,
donc ces coûts de développement sont des coûts d’investissement et ils sont faits
une fois et ils sont supportés par l’industriel qui va vendre le produit. Même chose pour les coûts d’industrialisation
; donc : construction de l’usine, achat des machines, toujours … assumés par l’industriel. Ensuite, les coûts de fabrication : donc
là, bien sûr, avant de vendre, il va falloir fabriquer les véhicules. Il s’agit, je vous le rappelle, de coûts
variables, donc qui sont proportionnels au nombre de véhicules fabriqués contrairement
aux coûts de développement et d’industrialisation qui sont des coûts fixes, des investissements. Ensuite, eh bien c’est le client qui devient
propriétaire du véhicule, et à partir de ce moment-là, c’est lui qui va en assumer
les coûts ! Et donc, ce sont ici ceux correspondant à
l’utilisation et la maintenance.

Et puis pour terminer, une chose que l’on
oublie souvent : Qu’est-ce qui arrive à un véhicule quand on a fini de l’utiliser ? Est-ce
que par exemple on prend la vieille batterie, on la jette dans une rivière ou on la laisse
dans la terre ? Eh bien, nous avons ici un dernier type de coût qui est tout à fait
important : c’est ce que l’on appelle les coûts d’extinction.

Les coûts d’extinction correspondent au recyclage,
à la décharge, éventuellement la dépollution ; et ces coûts d’extinction sont essentiellement
assurés par la communauté, éventuellement même par les générations futures. Vous savez que si vous prenez une pile et
que vous la jetez dans un champ, eh bien, vous allez empoisonner la terre mais que ce
sera essentiellement vos descendants qui devront assumer cette pollution que vous, vous avez
faite gratuitement ! Voilà donc ce que c’est que la notion de
coût global et vous le voyez, quand on pense à un projet, il faut non seulement penser
au coût que l’on va assumer mais aussi aux coûts qui vont être encourus par la suite
que ce soit sur le client ou même globalement par la communauté. Diapositive 6/7 (numérotée 32) – Synthèse
– (12 mn 37 s – 13 mn 31 s) Une synthèse pour terminer ce chapitre maintenant. Donc, nous avons parlé de l’organisation
d’un projet, c’était le thème.

Je vous ai tout d’abord présenté le développement
en cascade avec ses inconvénients. Je vous ai ensuite montré une alternative
qui est l’ingénierie simultanée, qui consiste en fait à paralléliser autant que possible
des phases du projet, et puis à réfléchir en amont. Nous avons vu ensuite la notion de coût : donc
je vous ai présenté les coûts de développement, de production en série, d’utilisation et
d’après-vente pour finalement arriver à la notion de coût global. Et donc, c’est ce coût global que l’on cherche
à optimiser. Quelques questions maintenant pour terminer
cette partie de la formation : Alors, dans vos activités, est-ce que vous
pouvez dessiner les étapes d’un projet ? Alors, des projets vous en avez beaucoup hein
? vous faites donc des projets personnels, Vous pouvez même imaginer les projets qui
ont le projet qui a conduit à fabriquer un objet dont vous vous servez : un ordinateur
par exemple. Et imaginez quelles sont ces étapes, soit
en les ordonnant en mode séquentiel, soit en essayant de passer en ingénierie simultanée.

La question c’est de savoir quelles sont les
tâches que l’on peut paralléliser, c’est-à-dire faire en même temps, et quelles sont celles
qui doivent forcément se succéder les unes aux autres en mode séquentiel. Qu’est-ce que vous en déduisez ? Est-ce
qu’on peut gagner du temps ? Et si oui, comment ? Deuxième sujet de réflexion par rapport
aux coûts du projet : à votre avis, qui les a supportés ? Et sous quelle forme ? Donc
entre le fabricant, le client, l’utilisateur et puis finalement ce qui se passe à la fin
c’est-à-dire les coûts d’extinction et de recyclage. Ce chapitre est maintenant terminé : donc
je vous propose de passer au quiz pour vérifier que vous avez bien assimilé ce que je vous
ai présenté.

Alors, pour continuer, eh bien je vous propose
de me suivre dans le quatrième chapitre où je vous proposerai de regarder avec moi des
cas concrets. Notamment dans le bâtiment / travaux publics
et l’automobile, et nous verrons comment se répartissent les responsabilités entre les
acteurs..

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