Uncategorized

Project Risk Management: Plotting and Managing Risk In Projects

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr

Hai, saya Devin Deen, Direktur Konten di projectmanager.com. Hai. Terima kasih telah bergabung dengan saya dalam sesi papan tulis hari ini, di mana saya akan memandu Anda melalui langkah-langkah dalam menyusun daftar risiko Anda. Sekarang, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengumpulkan daftar risiko Anda. Banyak manajer proyek hanya mengirim email ke tim proyek mereka dan meminta anggota tim proyek mereka untuk mengirimi mereka hal-hal yang menurut mereka mungkin salah pada proyek, dalam hal risiko proyek. Tapi yang saya suka lakukan sebenarnya adalah mengumpulkan seluruh tim proyek, beberapa perwakilan klien Anda dalam proyek, dan mungkin beberapa vendor lain yang mungkin berintegrasi dengan proyek Anda. Kumpulkan mereka semua di dalam ruangan dan lakukan sesi identifikasi risiko. Dalam sesi identifikasi risiko itu, apa yang Anda coba lakukan adalah mendapatkan informasi dari setiap anggota tim, dari arsitek paling senior hingga penguji atau pengembang paling junior, item yang menurut mereka mungkin salah dalam proyek, dalam hal ruang lingkup, waktu, biaya, dan kualitas. Di mana titik lengket di mana jadwal proyek bisa terurai? Di mana komponen fungsional di mana kualitas mungkin menjadi masalah? Anda ingin membawa dan mengumpulkan kumpulan informasi, kebijaksanaan, dan pengalaman kolektif semacam itu dalam sesi identifikasi risiko itu, dan memancing keluar dari masing-masing, pendapat pribadi mereka tentang di mana hal-hal bisa salah.

Ini sangat penting untuk memulai proyek Anda dengan benar dan sangat penting untuk memastikan tingkat kualitas yang akan diberikan proyek Anda dan kemungkinan pengiriman sesuai kerangka waktu. Yang ingin saya lakukan adalah memberikan sedikit catatan tempel kepada semua anggota tim proyek, mungkin memberi kode warna pada mereka jika itu adalah risiko waktu, apakah itu risiko sumber daya, apakah itu risiko anggaran atau risiko fungsionalitas ruang lingkup, berikan mereka memiliki warna berbeda untuk masing-masing. Kemudian melangkah melalui fase proyek atau langkah melalui komponen yang berbeda dari proyek, dan meminta anggota tim untuk menuliskan apa item risiko itu dan meletakkannya di atas beberapa kertas daging yang telah saya tempelkan di sepanjang dinding. Dengan cara itu saya dapat dengan cepat mengumpulkan kebijaksanaan dan pengalaman mereka, dan hal-hal yang menurut mereka mungkin salah.

Bawa mereka menjauh dari pertemuan itu dan kemudian plot semua item itu dalam daftar risiko. Sekarang setelah saya memiliki item yang diidentifikasi dalam daftar risiko, saya dan beberapa anggota tim proyek saya yang lain dapat mengikuti sesi tindak lanjut untuk benar-benar menetapkan kemungkinan dampak dari item risiko itu. Anda tidak perlu membahas secara detail kemungkinan atau dampak tersebut. Jaga agar tetap sangat sederhana. Derajat kemungkinannya rendah, sedang, atau tinggi dan dampaknya juga rendah, sedang, atau tinggi. Setelah Anda menetapkan kemungkinan dan dampak pada risiko tersebut, Anda dapat mulai mengembangkan teknik mitigasi Anda. Nah demi kepentingan waktu, yang ingin Anda lakukan adalah mulai dari high likelihood dan high impact risk. Kembangkan teknik mitigasi untuk masing-masing item tersebut. Kemudian ikuti ke kemungkinan sedang / dampak sedang, kemungkinan sedang / dampak tinggi, Anda akan mencapai tujuan saya di sini. Mulailah dengan kemungkinan besar, risiko dampak tertinggi dan turunkan ke risiko dampak terendah yang paling mungkin terjadi untuk benar-benar mengembangkan strategi mitigasi tersebut.

Jelas, risiko dampak tinggi / kemungkinan besar akan memiliki teknik mitigasi yang lebih berkembang secara menyeluruh daripada yang mungkin tidak terjadi. Habiskan waktu dengan bijak. Pastikan bahwa Anda memiliki semua teknik mitigasi untuk risiko yang Anda miliki di daftar risiko Anda. Setelah Anda mengembangkan teknik mitigasi tersebut, maka cukup penting untuk menghitung biaya dari teknik mitigasi itu dan juga mengukur dampak dalam hal jumlah dolar dari risiko yang terjadi, apa dampak biaya itu terhadap proyek. . Sebagai contoh, teknik mitigasi untuk hasil tertentu dari sebuah proyek mungkin mengharuskan Anda untuk keluar dan, katakanlah membeli asuransi. Jadi katakanlah Anda sedang mengadakan sebuah acara dan Anda melakukannya di tengah musim dingin di mana cuaca cenderung buruk. Anda mungkin ingin membeli asuransi untuk pertanggungan karena harus menjalankan acara itu pada waktu yang berbeda. Atau dapatkan anggaran tambahan untuk menjalankan acara itu untuk kedua kalinya jika cuaca buruk.

Dampak dari keharusan menjalankan acara itu pada waktu yang berbeda mungkin berdampak pada anggaran Anda. Selain itu, mungkin berdampak pada jadwal Anda karena Anda mungkin harus menjadwalkan ulang sumber daya. Pastikan Anda mendapatkan semua yang dihitung dalam jumlah dolar, dan plot itu dalam daftar risiko. Sekarang, Anda berpikir setelah Anda melalui semua langkah ini dalam mengumpulkan risiko Anda dan mengidentifikasi pada awal proyek yang telah Anda selesaikan. Pikirkan lagi. Anda ingin kembali dan melakukan semua langkah ini lagi dan mengunjunginya setidaknya setiap minggu. Dalam rapat proyek Anda, pastikan Anda mengeluarkan risiko itu. Menilai apakah ada risiko baru yang muncul dari tim proyek. Atau lihat risikonya dan mungkin chanlihat kemungkinan terjadinya atau dampaknya saat muncul. Daftar risiko bukanlah sesuatu yang disimpan setelah Anda memulai proyek.

Itu adalah sesuatu yang perlu Anda perhatikan setiap minggu dan pastikan tim proyek Anda siap untuk mencegah risiko tersebut terjadi. Karena jika risiko tersebut benar-benar terjadi dan menjadi masalah, mereka pasti akan menghabiskan lebih banyak waktu, uang, kualitas potensial, dan tentu saja lebih banyak frustrasi pada proyek Anda. Untuk contoh praktis tentang tampilan daftar risiko proyek, Anda dapat menemukannya di situs web projectmanager.com. Cukup buka beranda. Di tengah beranda, Anda akan melihat tab Fitur. Klik itu dan di sisi kiri layar Anda, panel navigasi akan terbuka yang memiliki Risiko dan Masalah terdaftar di sana sekitar setengah jalan.

Klik Risks and Issues dan akan muncul gambar register risiko dan beberapa deskripsi tentang apa yang mungkin ingin Anda gunakan untuk register risiko itu. Untuk sesi papan tulis manajemen proyek lainnya dan semua kebutuhan manajer proyek Anda, kunjungi kami di projectmanager.com. Atau daftar untuk uji coba gratis Anda hari ini ..

 

Read More: Apa itu Manajemen Risiko Teknologi: Definisi, Solusi, Peluang & Praktik Terbaik

As found on YouTube